Time management: Срочно/не срочно/важно/не важно?

Эту табличку думаю видели и не раз.

 Идея в том, что браться за задачи, которые являются не срочными но важными, а все остальные либо переводить в этот квадрант, либо избавляться от них. Читаем дальше...

Задачи срочные и важные - это аврал, это то, из-за чего люди задерживаются на работе и портят свое здоровье. Эти задачи возникают из-за неправильного планирования, боязни сказать начальнику: "давай это сделаем позже, когда закончу текущую работу", когда ты берешься за все задачи без разборки.

Задачи срочные но не важные, это когда на совещании раздается звонок мобильного телефона и там тебя ставят перед фактом - мол выйди на улицу мы к тебе тут приехали и хотим поговорить. Такие задачи лучше делегировать (и сделать срочным и важным для кого-то другого :) )

Задачи неважные и не срочные это то, чем вообще не стоит заниматься: чтение почты, просмотр телевизора, чтение башорга и переливанеи с пустого в порожнее где-то В контактах.

Примеры приведены из личной системы ценностей, и вероятнее всего отличаются от твоих.

Остаются те задачи, которые не срочные (а значит на их реализацию есть достаточно времени) но важные. Такими задачами стоит заниматься 99% времени. Срочные и важные задачи можно и стоит перевести в этот квадрант путем перепланирования.

Но у меня есть еще некоторые наблюдения. Если смотреть на задачи с разных точек зрения, то они могут мигрировать с одного квадранта в другой. На эту миграцию сильно влияет время, которое прошло с момента появления задачи. Если ты стоишь возле путей и видишь приближающийся поезд, а тебе надо на него - ничего не поделаешь надо прыгать а там уже разбираться тот ли это поезд или нет. Но если немного подождать - то "поезд ушел" и задача становится неактуальной.

Я предпочитаю пользоваться методом (не всегда) "переспать с идеей". На утро оценка важно/не важно будет более адекватной. Но это отсекает все те задачи, когда не думать а прыгать надо. Ничего, прыгаем тоже довольно часто. Фишка в том, чтобы осознанно прыгать зная зачем.

Но и тут не все. Если посмотреть на большинство задач, спустя большой период времени, то окажется, что большинство из них были не ценными лично для тебя. Вроде как работал над работой какой-то, много лет работал - а потом уволили, глянул на это все и задумался: "ну и что?" А где ценность-то? Есть, но не много. Ведь мог время это потратить намного продуктивнее.

Внимательно изучая задачи, которые приходят можно многое понять. Можно задавать, к примеру, такие вопросы к каждой задаче/проекту которым приходится заниматься:
1. А оно мне надо?
2. А оно мне надо будет через 10 лет?
3. Тогда кому это надо?
4. А как сделать чтобы не надо было?
5. Может оно хоть подождет?
6. Нет, оно все таки подождет!
7. Я получу от этого удовольствие?
8. А как его получить?
9. А может кто-то другой может сделать то же быстрее?
10. А может можно это сделать раз и больше не возвращаться к этому никогда?
11. Как?

Пользуйтесь делегированием и автоматизацией!