Time management: Мой спонтанный GTD (Getting Things Done)

Задачи, они повсюду. 

Они на меня падают в скайпе, в почте, в коридоре (когда встречаю знакомого), в ванной (когда отдыхаю и приходят идеи), на митингах, дома. Их стало больше раз в 20, когда я сменил роль с программиста на тренера. И это все из за задач по организации - чтобы что-то сделать новое надо хорошенько потрудиться. Тут и задач в разы больше. И людей, с которыми общаешься - так же намного больше. И вариантов реализации задачи больше. А процесс - какой себе придумаешь. Все настолько быстро меняется, что сложный процесс тут долго не приживается.

А сравниваю я с теплым уютным проектом, в котором был программистом. Там много экранов - project manager, team lead, процесс (отлично, если SCRUM) - все они фильтруют таски за тебя, а ты просто выполняешь те из них, которые до тебя дошли.

Итого эта работа мне напоминает старую добрую игрушку с волком и яйцами. 

Ты выиграл, если к концу рабочего дня корзина пуста. Но завтра все начнется с начала. Уверен, это знакомо многим.

И все же за год с лишним работы в таком режиме, какими-то советами я могу поделиться.

Домой идем, когда папка "Входящие" пуста. 

Это вовсе не значит, что нужно выполнить все-все задачи, которые на тебя упали - это всего лишь значит, что ты все задачи из папки "Входящие" обработал. То есть сделал следующее: просмотрел по диагонали, перенес в соответствующую категорию, выставил приоритет, запланировал на время - каждый делает это по своему. При этом письмо переносится из папки входящие и больше туда не попадает. Воспринимай папку "Входящие" как очередь в регистратуру в поликлинике.

Андрей Бузов - Неживая очередь

В Google я к примеру делаю так. Есть письмо во "Входящих"? Проглядываю его очень быстро. Оно требует действия от меня? Если да, и я это могу сделать за 2 минуты - я это делаю. Иначе я ставлю галочку (1). После пометки звездочкой, письмо уходит в папку "Помеченные" (2). Там хранятся все письма-задачи, требующие от меня каких либо действий (это может быть так же и контроль выполнения). После я перемещаю письмо (3) в его категорию (4). Так позже я смогу найти письмо в соответствующей папке (5).

Еще раз:
- если от меня требуются действия и я могу это сделать быстро (2 минуты) - делаю это.
- если от меня требуется поделать что-то дольше - ставлю пометку-звездочку.
- если от меня требуется контроль выполнения в дальнейшем - ставлю пометку-звездочку.
- в любом случае - перемещаю письмо из папки Входящие в папку-проект где письму и место.

В гугле, как ты знаешь, очень удобно организованы цепочки писем. И если письмо, на которое ты отвечал ранее пришло еще раз в папку "Входящие", то я как и в прошлый раз поглядываю, принимаю решение делать его сейчас (2 мин.) или позже, ставлю (или не ставлю) галочку (8), а перемещение осуществляется путем удаления у него ярлыка "Входящие" (7) (на 1 клик меньше чем в прошлый раз).

Понимаешь, что важен каждый клик, если в папку входящие каждый день падает сотня-другая писем. Уверен в той тулзе, которую используешь ты так же придумано множество ускоряющих штуковин - стоит только попробовать поэкспериментить (раз в неделю).

Используем одно хранилище задач

Папку "Помеченные" я использую как TODO список - свое хранилище задач. Там всегда есть то, что нужно сделать в ближайшее время. Там все вперемешку.

Для простоты, я выделяю две категории- проследить за выполнением и выполнить в ближайшее время. За это у меня отвечают разноцветные звездочки (8). Так же очень удобно то, что категории-проекты у меня отмечены цветом - это второй способ разделения моих задач. 

По-умолчанию всего один маркер можно использовать (желтая звездочка), но если зайти в настройки - там можно выбрать больше.

Вернемся к списку "Помеченные". Чем глубже (ниже по списку) письмо, тем давнее оно, а потому каждое утро (или вечер) я бегло просматриваю этот список (снизу вверх), чтобы понять какие из задач уже готовы к реализации.

Готовность определяется по-разному но чаще интуитивно: если сегодня планируется свободненько - делаю nice to have, если припекло - делаю горящие, если не к спеху и таски по приоритету одинаковые - выбираю то, что-то под настроение.

В любом случае я воспринимаю таски как помидоры разной степени зрелости на бабушкином подоконнике. Они там дозревают, но каждый день я выбираю те, которые уже можно съесть.

(взято тут)

Зрелые задачи я выписываю в свой подручный план - листик А4 с которым хожу всюду. Это мой план на сегодня и до конца недели.  Как-то так он выглядит в конце недели.

Кружочки я выбрал потому, что видно сразу то, что еще не закончено. Так же удобно трекать прогресс. Суббота - для всех несрочных но важных задач - туда я выписываю все nice to have, что приходит в голову. Не факт что буду в субботу это делать, но место на листочке использую как раз для этого. Позже (где-то раз в неделю) эти новые идеи я переношу либо в новый список на неделю, либо в тот же почтовый ящик (просто пишу сам себе письмо).

Теперь слово о том, чтобы использовать одну тулзу для хранения задач. Я пробовал разные тулзы для смартфона, пробовал использовать только список на A4 - все не то. Телефон садится, а с листика на листик не удобно переносить таски - их приходится переписывать. Кроме того, почта у меня основной источник информации. Потом Skype, а потом все остальное, что выписывается на листик A4. Именно по этому основное хранилище задач у меня - почта. В любом случае, как бы ни было у тебя - стремись к тому, чтобы под рукой всегда был листик бумаги и карандаш (или любое другое удобное и подручное средство записи) а основная - папка "Помеченные" в gmail.

Проверяем источник задач (email/skype) раз в день

Самый ускоряющий совет, но в то же время самый сложный в реализации.  Дело в том, что привыкнуть заглядывать в почт/скайп, как только появилась свободная минутка, очень просто. Отвыкать сложнее.

Первая причина - любопытство. "А что там еще интересненькое появилось?" Мозг любит что-то новенькое. Возможно оно даже интереснее, чем то, что есть сейчас.

(взято тут)

Вторая причина - привычка поддерживать стрессовое состояние. Бывают запары. Во время запар много в крови всяких стрессовых гормонов. Потом запара заканчивается, но организму хочется еще! Кроме того привычка приходит за месяц, и уходит так же за месяц. Но в первом случае (когда идет привыкание) нас заставляют внешние обстоятельства, а во втором - приходится себя заставлять отвыкать. А на это сил нет - ибо устали.

(взято тут)

Выход? Через не могу приучаем себя просматривать почту раз в день. Пробовал это делать в разное время и вот результаты:
- Утро - плохо потому, что забиваются мозги всякой ненужной информацией. Дело в том, что даже, если ты прочитаешь что либо сутра - в мозгу оно будет кушать ресурсы до самого отхода ко сну.
- Вечер - плохо потому, что перед выходом домой. Скорее всего дома будешь грузиться на тему важного письма, которое не даст ни нормально посмотреть фильм с семьей, ни поиграть с ребенком, ни заснуть.
- После обеда - для меня идеально. Мозг занят перевариванием пищи и не особо парится, что очень полезно для сортировки писем-задач. К этому времени уже основная утренняя волна ответов прошла. Дело в том, что в основном народ начинает день с разгребания почтового ящика, и где-то к обеду успокаивается. Значит к обеду тебе уже напишут почти все, что должны были написать сегодня.

Еще раз:
Утро (до обеда) для продуктивной работы над планом, что вчера вечером придумал. Тут делаем наиболее важные задачи на сегодня.

Послеобедье - для разгребания почты.
С обеда и до вечера - митинги + работа над задачами не требующими сильной концентрации внимания.
Вечер (перед выходом домой) для планирования задач на завтра + можно глянуть что еще пришло после обеда (часто там всего пару писем).

Я пробовал такой график - он для меня наиболее оптимален. Ты можешь придумать свой. Ключевое тут - проверять почту раз в день и лимитировать себя 5ю-20ю минутами (в зависимости от объема входящих писем).



Теперь немного из того, что я собираюсь привить себе в ближайшее время или уже прививаю.


Удаляем письма

Я получаю нереальное удовлетворение после того, как проект закончился и я могу удалить (ну ладно, забекапить) все письма/доки из данной категории. Вероятность, что к вернешься к письму с уже завершенного проекта - очень слабенькая. А потому место таких писем именно в бекапе, а не в почте, где на них будешь периодически натыкаться во время поиска.

В gmail, к примеру, архивация писем не удаляет их, а просто снимает все ярлыки (категории) так, что они попадают в папку "Все письма". Я понимаю, что они хорошенько поработали над поиском и потому решили скидывать все на кучу. Но все же, даже с их крутым поиском я периодически натыкаюсь на старые письма, что рождает в голове воспоминания о проекте (не всегда приятные), а это забирает  силы.

Удаление письма - это последняя точка над проектом. Ты больше к нему не вернешься. Попробуй.

Не спамим!

Очень важно не только не отвлекаться на массу внешних раздражителей, но так же не быть источником этих самых раздражителей. Советов несколько:

- Не писать кому-то в skype сразу же, как пришла идея в голову. Если очень срочно - можно позвонить. Если ждет день - можно написать почту. Если ждет неделю - можно дождаться 1-to-1 митинга и обсудить это там. Скорее всего к тому времени (за неделю) задача либо решится сама собой. Я планирую завести по TODO списку на каждого участника команды и буду выписывать все вопросы туда. Когда подойдет время 1-to-1 - я задам все вопросы.


- Написав письмо перечитать его и задать себе вопрос "а какие вопросы задаст себе его читатель?" Тут же ответить на них. Так же очень поможет описание задачи в SMART виде. Пусть будет текста больше, но его будет достаточно для выполнения. В противном случае тебе напишут письмо с просьбой уточнить. А так как ты проверяешь письма раз в день, то выполнение задачи откладывается. И это еще в лучшем случае. Хуже, когда по твоим указаниям начинают выполнять что-то не то. Узнаешь про это опять же через день.

- Если понимаешь, что переписка затянется - лучше позвонить на телефон и за 5 минут решить вопрос. Да, это сильное прерывание для того, к кому звонишь. Но бывают задачи, которые через почту решить в несколько раз дороже - звонком ты просто ему экономишь это время.

- Не пользоваться почтой как чатом. Хочется початиться в реальном времени - есть скайп. Почта хоть и ошустрела за последние лет 10, но все же не стоит ею пользоваться как системой реального времени.

- Хочется поблагодарить кого-то. Сделай это в начальном письме. Не стоит стремиться ответить на письмо последним. "Спасибо" -> "Нет это Вам спасибо" -> "Да, но..."

Планируем отдых

Во время работы стоит отдыхать. И отдых этот стоит планировать. Я пробовал помидорную технику и она мне больше всего нравится. Трудность в том, что привить эту привычку достаточно непросто. Идея же проста как двери - каждые 25 минут делать 5-минутный перерыв.

Я увеличивал размеры помидорки до 45+15. Этих 15 минут я либо спал (да-да! уходил на крышу нашего офиса и там в гамаке давал себе заснуть), либо активничал: ролики, пройтись по офису, на турничок, на велик. Сон с физнагрузкой чередовал по очереди. 15 минутный сон помогал освободить мысли. А физнагрузка придавала сил, когда надо было с чем-то решительно разобраться.

Хорошо отрекомендовал себя стакан воды на столе, из которого я постоянно попиваю. Во первых очень скоро (через те же 40-60 минут) ты захочешь в туалет. А там уже и до турника недалеко. А во вторых вода - основа жизни.

Очень хорошо у меня получалось делить день на две части. Особенно это хорошо получается, когда встаешь рано утром (05:30 утра) и в офисе уже в 07:00 часов. Тогда до обеда первый рывок (продолжительностью 5 часов до 12:00!). Потом обед (12:00-13:00 часов). Потом семья (13:00 - 18:00). Ужин и еще один небольшой сон (18:00-19:00). И второй рывок не менее сильный по продуктивности (хоть и 3 часа с 19:00 - 22:00). Дальше спать, чтобы на следующий день иметь возможность снова встать в 05:30 утра.

Так же хорошо работается после 18:00. Утром (или правильнее под обед) просыпаешься когда проснешься. Проводишь день с семьей, а вечером в офис. Конечно такой режим никуда не годится (если не пофиг здоровье). Но если надо выжать из себя продуктивности на ровном месте, то в офис я иду тогда, когда там уже почти никого нет - после 17:00. Так до часу ночи можно много чего полезного сделать. Работа в полном одиночестве это кайф - никто не шумит, никому не мешаешь, воздух свежий и только для тебя. Благо, компания это позволяет. Но для здоровья этот режим не очень хорош, даже если ты считаешь себя совой.


К слову о совах и жаворонках. Вот этот тест может показать, что ты аритмик, коих в этом мире большинство. То есть в равной степени и сова и жаворонок. Значит это, что от тебя зависит когда тебе вставать и когда ложиться спать. А эта статья (оригинал к сожалению не нашел) пару лет назад заставила меня засомневаться что я сова. С тех пор я экспериментирую с ранними пробуждениями. Не всегда успешно, но экспериментирую.

(взято тут)

Продолжение обязательно следует...