Time management: Как проводить хронометраж? Что мне дает хронометраж?

Хронометраж - инструмент, который я впервые опробовал после прочтения книги Глеба Архангельского "Таймдрайв". Торкнуло так, что теперь постоянно веду его.

Хронометраж (в моей версии) состоит из двух частей:
- Ведение засечек времени при переключении с задачи на задачу. Причем "пошел в туалет", "вышел в офис пешком", "переустановил java" - это все таски. Все задачи, от минуты и больше - все должно быть записано. Записывается время старта, время завершения, категория задачи.
- Анализ утечек времени. Раз в неделю (или раз в день), в тихой спокойной обстановке, просматриваются все записи с одним единственным вопросом "а как это можно было сократить?"

Те, кто ведет домашнюю бухгалтерию - поймут, что дает этот инструмент. Только если деньги - ресурс восполняемый, то время вам никто никогда не вернет. Он позволяет понять, куда утекает ваше время. Важно это по одной простой причине - часов в жизни человека, дуй Бог, наберется 700 000. И каждый час это число становится меньше. Я, в своих 26 лет, уже ~230 000 часов израсходовал. Ребята, которым уже за 300 000 завалило, вплотную задумываются о том, а какого фига я достиг в этой жизни. Кризис среднего возраста называется. Это когда понимаешь, что то, о чем мечтал в юношестве и детстве - там, в мечтах и останется. Те мои знакомые, которым еще больше - частенько говорят об упущенных возможностях.

Ладно, это как-то больше к ценностям и целям относится. Я же хотел сказать, что ценность времени нелинейно. То что можно сделать сейчас легко, уже завтра будет сложнее. Вероятно, даже удовольствия это приносить будет меньше - а кто не слышал "а вот в моей молодости, конфеты были слаще..."

Как-то фрирайтинг мой занес меня в дебри :) Что из этого всего можно понять? Да то, что у меня есть 70 000 часов до, того самого, кризиса среднего возраста. Это может показаться много - 8 лет! Но с момента, когда я был студентом прошло даже больше. Не прошло а пролетело. Так что это очень немного.

Хронометраж, один из инструментов, который позволяет мне вести учет этого, моего самого ценного, богатства.

Как я это делаю?

Раньше я вел это все дело на бумаге и подсчитывал вручную. Неудобно. По этой причине я сделал формочку в excel, и переделегировал ей часть левой работы. Признаюсь, из за отсутствия автоматизации я часто не делал (из за нехватки времени) делать еженедельный анализ результатов.

Вот так выглядит формочка:

Вот тут можно скачать эту xls доку (по мере улучшения и фикса багов я ее буду обновлять). Доке всего дня, но за это время я успел ее переделать три раза.

Как она работает?

В зеленые колонки - "Дата", "Что делал?", "Конец", "Категория" - ты вводишь соответствующие значения всякий раз, когда переключился с одной задачи на другую (даже, если это "быстро ответил соседу какую версию библиотеки использовать" продолжительностью 2 минуты).

Оранжевые колонки "Начало", "Разница", "Категория", "Сумма", "%", "Часов всего" ты не трогай, потому что они подсчитываются автоматически. Разве что самая первая ячейка колонки "Начало" - ее надо будет ввести вручную.

Что значит каждая колонка:
"Дата" - число, день недели, фаза луны - не важно. Введено для удобства отделения дневных (или лунных, ладно шучу) циклов.
"Что делал" - описание задачи (или того, на что отвлекся). Не скупись на слова - тут должно быть понятно чем ты занимался спустя год :) Никогда не знаешь, когда вернешься к этой доке с анализом (но желательно раз в неделю минимум).
"Начало" - значение времени берется из предыдущей записи в ячейке "Конец". Все же время непрерывно. А учитываем мы все - и сон тоже.  Заполняется автоматически.
"Конец" - сюда ты вводишь время, которое видишь на часах, в момент, когда переключился на другую задачу. 
"Разница" - дробное число часов в интервале между (начало и конец). Заполняется автоматически.
"Категория" - некоторые задачи группируются, и тут ты вводишь имя группы. быть может это имя проекта, быть может имя человека, быть может что-то еще... Можно вводить сразу, а можно и потом, когда будешь проводить анализ. Я делаю сразу.

Далее идет другая таблица, подводящая итог:
"Категории" - Заполняется автоматически из колонки "Категория". Выбираются все уникальные категории.
"Сумма" - Заполняется автоматически из колонки "Разница", для всех рядков заданной категории.
"%" -Дает ответ на вопрос, как много всего своего времени в % соотношении ты уделяешь этой категории. Заполняется автоматически
"Часов всего" - общее количество учтенных часов.

Траблшуттинг (или рекомендации по использованию таблиц в excel):
- не вставляй (не удаляй) никаких строк и столбцов в таблицу.
- не используй copy-past значений из одной ячейки в другую
- пиши текст только вручную
- не заполняй никаких значений в колонку F (она скрыта).
- не пиши ничего в колонках С, E, I, J, K, L - в них одни сплошные формулы.
- для тебя только зеленые колонки "Дата", "Что делал?", "Конец", "Категория"
- после каждого анализа начинай работу с нового листа (так проще)
- расширяй доку, только если понимаешь что делаешь. Хорошо бы при этом сравнить какие-то контрольные значения со значениями взятыми до правки.

А теперь не много рекомендаций при работе с хронометражом

Носи всегда с собой листик бумаг, карандаш и часы, чтобы в дали от компьютера иметь возможность вести хронометраж. После перенеси все в общую доку.

Если забыл вести хронометраж - продолжай с того места на котором вспомнил. Не стремись все воспроизвести за последних 5 дней - это нереально и будет тебя сильно демотивировать. Просто начинай с того момента как вспомнил. Первые недели две данные все равно не будут идеальными - наша цель на эту итерацию - привить привычку.

Проводи анализ раз в день, неделю, месяц (это по началу не советую - очень отложенная обратная связь получается).

Представь, что числа эти - это не часы, а тысячи долларов, которые утекают с твоего счета. Ты есть целый завод по производству чего-то полезного. В тебе работают разные отделы. Каждый день работы стоит 240 000$. Тебе надо придумать, как эти деньги эффективнее расходовать. Ты директор!

Для версии, где час стоит 1000$ предлагаю другой шаблон, более мотивирующий :)

Вот пример.

Всего лишь надо выбрать в колонке "ЗП, $ в месяц" сколько денег ты "получаешь" в месяц (я выбрал 100 000$ :) чтобы цифры в колонке "Разница" были ощутимее).

Теперь про то, что я получил от хронометража и что можешь получить ты:
- ты понимаешь, что то, что ты думал займет 5 минут, вовсе 5 минут не занимает. Позже ты поймешь, что задач на 5 минут практически никогда не бывает - все они растягиваются на  в разы и являются главным пожирателем твоего времени.
- ты понимаешь что сделал совсем не то, что хотел сделать сутра
- ты понимаешь, что на самом деле кроется за "нет времени" - эту фразу более приятнее говорить как "не те приоритеты".
- ты отказываешься от чего-то, потому что понимаешь - времени заберет огого, а пользы не так.
- ты стремишься делегировать
- ты оптимизируешь, автоматизируешь- придумываешь что угодно, чтобы сделать то же но дешевле
- ты работаешь сутра, а после обеда спишь или гуляешь
- ты делаешь частые перерывы, потому что это эффективный способ борьбы от суеты
- ты стараешься не отвлекаться на скайпы, почты, потому как все ты воспринимаешь как задачи
- каждый вечер (или раз в неделю) ты делаешь новые открытия в ходе анализа
- тебе легко заполнять всякого рода рипорты
- тебе легко сказать сколько точно времени займетта или иная задача, потому что ты знаешь насколько в среднем ты обманываешь себя, на планировании, когда говоришь "я сделаю это за X часов"
- ты управляешь своим временем, а не плывешь по течению.
- ты доволен тем, что у тебя в дне больше на пару (а может и пять-семь-30-1000!) часов времени чем у остальных.
- еще (из последних нововведений) ты легко можешь подсчитать в процентном соотношении, как и на что утекает твое время. Так же можно придумать любые другие метрики - покуда есть статистическая информация. К примеру на вкладке "Балланс" можно сгруппировать категории и увидеть в процентном соотношении на что тратится время. Очень полезно, если хочешь начать уделять семье столько же времени сколько работе.

Тут в 1й колонке вводишь те категории, которые вводил в табличке "Хронометраж". Во второй обобщаешь их в т.н. "области". В третьей видишь сумму по категориям (подсчитывается автоматически). В четвертой приведен список тех же "областей" (вводишь вручную). В пятой - сумма часов но уже по "областям". В шестой - процентное соотношение.

Формируя "области" из "категорий" будь осторожен со вставкой новых колонок и рядков -  там повсюду в ячейках формулы. Копировать/перемещать в пределах одной таблицы значения можно безболезненно. В любом случае в этой таблице предусмотрено два поля, которые сообщать об ошибке, если количество часов в сумме не совпадет с тем, что указано в таблице "Хронометраж".

Еще одно замечание. В дне у тебя может быть больше 24 часов. Как? Ты можешь делегировать часть своей работы. Человеку либо компьютеру. В первом случае правильнее будет говорить о том, что у тебя в сутках есть некоторое число человекочасов большее, чем 24.

Во втором случае - автоматизация какого-то процесса приведет к тому, что ты не будешь тратить времени (или будешь, но на суппорт {который опять же можно делегировать либо автоматизировать}) на задачу, отнимавшую у тебя по несколько ценных минут в день.

Простой пример - этот пост в блоге находясь в общедоступном месте могут читать тысячи (ну ладно, сотни) людей. Если бы я поставил перед собой цель рассказать то, что тут написано сотне людей, то:
- я бы взял год, чтобы объяснить этом каждому отдельно
- я бы взял две недели, чтобы организовать вебинар и провести его разово для 100 людей
- я бы потратил 2 часа, чтобы описать это в блоге. Все! Больше я к этой теме не вернусь - если кому-то и надо будет объяснить про хронометраж - я скину ему линк на пост в своем блоге (а это займет 10 минут не больше). Вот так то, на что я тратил раньше час (передавая из уст в уста), теперь я трачу 10 минут (передавая линк).

А сколько еще методов оптимизации ты откроешь, когда начнешь во время анализа задавать к каждой записи в табличке один единственный вопрос "а как это можно было сделать дешевле?"


Вот как-то так в моем дне немного больше часов, чем было еще пару лет назад. И все начинается с учета расходов.


В общем Enjoy!